Hyvän hallinnon, yhdenvertaisuuden, häirinnän ehkäisyn ja ympäristövastuun ohjeistus
1. Tarkoitus ja soveltamisala
Tämä ohjeistus kokoaa periaatteet, joilla Saelae ry edistää hyvää hallintoa, turvallista toimintaympäristöä, tasa-arvoa, yhdenvertaisuutta, kulttuurista moninaisuutta ja ympäristövastuuta. Se sisältää yhdistyksen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman, ohjeistuksen epäasiallisen käyttäytymisen ja häirinnän ehkäisyyn ja käsittelyyn sekä ympäristövastuun toimintamallin.
Ohjeistus koskee yhdistyksen hallitusta, toimitusta, lehtiin osallistuvia tekijöitä ja avustajia sekä yhdistyksen järjestämiä tapahtumia ja yhteistyöprojekteja. Saelae ry julkaisee Sälä-muotoilulehteä ja Aines-ruokakulttuurilehteä.
Vastuuhenkilö
Mimosa Tast
Puheenjohtaja, tuottaja
mimosa [at] salamagazine.com
Amanda Sandell
Varapuheenjohtaja, päätoimittaja
amanda [at] salamagazine.com
Peppi-Lotta Heinonen
Sihteeri, art director
peppi-lotta [at] salamagazine.com
2. Hyvä hallinto ja avoimuus
Yhdistyksen toimintakulttuuri on avoin, ja päätökset tehdään hallituksessa yhdessä.
- Päätöksenteko. Hallitus tekee yhdistystä koskevat päätökset kokouksissaan, ja päätökset kirjataan pöytäkirjaan. Vuosikokous hyväksyy tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen.
- Esteellisyys. Hallituksen jäsen ei osallistu päätöksentekoon asiassa, joka koskee häntä itseään, kuten omaa palkkaa tai palkkiota, tai jossa hänellä on muu henkilökohtainen etu. Esteellisyys kirjataan pöytäkirjaan.
- Talous. Kirjanpidon hoitaa ulkopuolinen kirjanpitäjä. Talousarvio laaditaan vuosittain, ja menot mitoitetaan varmistettuun rahoitukseen. Avustukset käytetään myöntäjän ehtojen mukaisesti.
- Julkiset tiedot. Yhteystiedot ja tämä ohjeistus ovat nähtävillä verkkosivuilla salamagazine.com.
- Journalistinen etiikka. Saelae noudattaa Journalistin ohjeita.
3. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma
Saelae ry kohtelee kaikkia tasavertaisesti sukupuolesta, iästä, alkuperästä, kielestä, uskonnosta, vakaumuksesta, terveydentilasta, seksuaalisesta suuntautumisesta tai muusta henkilöön liittyvästä syystä riippumatta. Yhdistyksen toiminnassa ei hyväksytä syrjintää.
Hallitus ja päätöksenteko
- Hallituksen kokoonpanossa ja uusia jäseniä valittaessa otetaan huomioon sukupuolten tasa-arvo ja eri taustojen edustus.
- Tekijöiden valinnat, palkkiot ja tehtävät perustuvat sisältöön, osaamiseen ja työn määrään.
Seuranta
Hallitus arvioi suunnitelman toteutumista vuosittain toimintakertomuksen laatimisen yhteydessä ja kirjaa havainnot sekä tarvittavat muutokset pöytäkirjaan.
4. Epäasiallisen käyttäytymisen ja häirinnän ehkäisy ja käsittely
Saelae ry:n toiminnassa ei hyväksytä häirintää, kiusaamista, syrjintää tai muuta epäasiallista käyttäytymistä. Periaate koskee kaikkia: hallitusta, tekijöitä, haastateltavia, ja yhteistyökumppaneita.
Mitä epäasiallinen käyttäytyminen on
- seksuaalinen häirintä sanoin, elein tai kosketuksin
- loukkaava, nolaava tai uhkaava puhe tai viestintä, myös verkossa
- syrjintä tai vitsailu henkilön taustan tai ominaisuuksien perusteella
- vallan tai aseman väärinkäyttö, kuten painostaminen työtehtävissä tai palkkioissa
Ennaltaehkäisy
- Toimitus käy periaatteet läpi uusien tekijöiden kanssa, ja ohjeistus on nähtävillä verkkosivuilla.
- Haastateltavia ja kuvattavia kohdellaan Journalistin ohjeiden mukaisesti, ja heille kerrotaan, miten aineistoa käytetään.
Toiminta, jos epäasiallista käyttäytymistä ilmenee
- Ilmoita asiasta yhdistykselle (info [at] salamagazine.com) tai kenelle tahansa yhdistyksen jäsenelle.
- Ilmoituksen vastaanottaja ottaa yhteyttä ilmoittajaan ja sopii jatkosta hänen kanssaan.
- Asia selvitetään kuulemalla osapuolia. Selvitykseen ei osallistu hallituksen jäsen, jota asia koskee.
- Hallitus päättää toimenpiteistä. Ne voivat olla esimerkiksi keskustelu, kirjallinen huomautus, yhteistyön päättäminen tai tapahtumasta poistaminen.
- Asiat käsitellään luottamuksellisesti, eikä ilmoituksen tekeminen saa johtaa kielteisiin seurauksiin ilmoittajalle.
Vakavissa tapauksissa ilmoittajaa ohjataan tarvittaessa ottamaan yhteyttä viranomaisiin tai ulkopuoliseen tukeen.
5. Ympäristövastuun toimintamalli
Yhdistyksen suurimmat ympäristövaikutukset syntyvät painatuksesta ja kuljetuksista. Niitä vähennetään seuraavasti.
Toiminto: Painatus
Ympäristövaikutus: Paperi, energia, myymättä jäävät kappaleet
Toimintatapa: Painosmäärä mitoitetaan kysyntään, ja lisäpainoksia tehdään tarpeen mukaan. Painotalon ja paperin valinnassa pyritään suosimaan ympäristösertifioituja vaihtoehtoja.
Toiminto: Jakelu ja kuljetukset
Ympäristövaikutus: Rahtien ja postitusten päästöt
Toimintatapa: Lähetykset jälleenmyyjille kootaan suuremmiksi eräksi. Helsingissä lehdet toimitetaan mahdollisuuksien mukaan itse ilman erillistä kuljetusta.
Toiminto: Matkustaminen
Ympäristövaikutus: Liikenteen päästöt
Toimintatapa: Kotimaan matkat tehdään ensisijaisesti julkisella liikenteellä.
Ulkomaanmatkoja yhdistetään, ja tapaamisia hoidetaan etäyhteyksin aina kun mahdollista.
Hankinnat
Ympäristövaikutus: Uudet tavarat ja materiaalit
Toimintatapa: Kuvauksiin lainataan esineitä ja rekvisiittaa suunnittelijoilta ja kumppaneilta. Hankinnoissa suositaan käytettyjä, kestäviä ja kierrätettäviä vaihtoehtoja.
Guidelines on Good Governance, Equality, Harassment Prevention and Environmental Responsibility.
1. Purpose and Scope
These guidelines set out the principles by which Saelae ry promotes good governance, a safe operating environment, equality, non-discrimination, cultural diversity and environmental responsibility. They include the association’s equality and non-discrimination plan, guidelines for the prevention and handling of inappropriate behaviour and harassment, and the environmental responsibility operating model.
The guidelines apply to the association’s board, the editorial team, the creators and contributors taking part in the publications, and the events and collaborative projects organised by the association. Saelae ry publishes the design magazine Sälä and the food culture magazine Aines.
Responsible persons
Mimosa Tast
Chair, Producer
mimosa [at] salamagazine.com
Amanda Sandell
Vice Chair, Editor-in-Chief
amanda [at] salamagazine.com
Peppi-Lotta Heinonen
Secretary, Art Director
peppi-lotta [at] salamagazine.com
Contact: info [at] salamagazine.com
2. Good Governance and Transparency
The association’s operating culture is open, and decisions are made jointly by the board.
- Decision-making. The board makes decisions concerning the association at its meetings, and the decisions are recorded in the minutes. The annual general meeting approves the financial statements and the annual report.
- Conflicts of interest. A board member does not take part in decision-making on a matter that concerns them personally, such as their own salary or fee, or in which they have another personal interest. Conflicts of interest are recorded in the minutes.
- Finances. The accounts are kept by an external accountant. A budget is drawn up annually, and expenditure is scaled to secured funding. Grants are used in accordance with the grantor’s terms.
- Public information. Contact details and these guidelines are available on the website salamagazine.com.
- Journalistic ethics. Saelae follows the Guidelines for Journalists.
Saelae ry treats everyone equally regardless of gender, age, origin, language, religion, belief, state of health, sexual orientation or any other reason related to the person. Discrimination is not accepted in the association’s activities.
Board and decision-making
- Gender equality and the representation of different backgrounds are taken into account in the composition of the board and when new members are elected.
- The selection of creators, their fees and their tasks are based on content, expertise and the amount of work.
Monitoring
The board assesses the implementation of the plan annually when the annual report is prepared, and records its observations and any necessary changes in the minutes.
4. Prevention and Handling of Inappropriate Behaviour and Harassment
Harassment, bullying, discrimination or other inappropriate behaviour is not accepted in Saelae ry’s activities. The principle applies to everyone: the board, creators, interviewees and partners.
What inappropriate behaviour is
- sexual harassment in words, gestures or touch
- offensive, humiliating or threatening speech or communication, including online
- discrimination or jokes based on a person’s background or characteristics
- abuse of power or position, such as pressure regarding work tasks or fees
Prevention
- The editorial team goes through the principles with new creators, and the guidelines are available on the website.
- Interviewees and people being photographed are treated in accordance with the Guidelines for Journalists, and they are told how the material will be used.
What to do if inappropriate behaviour occurs
- Report the matter to the association (info [at] salamagazine.com) or to any member of the association.
- The person receiving the report contacts the person who made it and agrees with them on how to proceed.
- The matter is investigated by hearing the parties involved. A board member whom the matter concerns does not take part in the investigation.
- The board decides on the measures to be taken. These may include, for example, a discussion, a written warning, ending the collaboration or removal from an event.
- Matters are handled confidentially, and making a report must not lead to negative consequences for the person who made it.
In serious cases, the person who made the report is, where necessary, directed to contact the authorities or external support.
5. Environmental Responsibility Operating Model
The association’s greatest environmental impacts arise from printing and transport. They are reduced as follows.
Printing
Environmental impact: Paper, energy, unsold copies
Practice: The print run is scaled to demand, and reprints are made as needed. In choosing the printing house and paper, the aim is to favour environmentally certified options.
Distribution and transport
Environmental impact: Emissions from freight and postage
Practice: Shipments to retailers are combined into larger batches. In Helsinki, the magazines are delivered in person where possible, without separate transport.
Travel
Environmental impact: Transport emissions
Practice: Domestic travel is primarily by public transport. Trips abroad are combined, and meetings are held remotely whenever possible.
Procurement
Environmental impact: New goods and materials
Practice: Objects and props for photo shoots are borrowed from designers and partners. In procurement, second-hand, durable and recyclable options are favoured.
The board assesses the environmental impacts of its activities annually and takes them into account when planning the following year.